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#011 – meine Fehler in der Mitarbeiterauswahl

Hallo und Willkommen zu einer neuen Folge von Attacke! – dem Podcast für all jene, die nicht länger Zeit gegen Geld tauschen wollen. Mein Name ist Michael und ich freue mich, dass du heute wieder mit dabei bist.

Ich erhielt auf Instagram von einem Zuhörer die Nachricht, ob es im Nachhinein ein Fehler war, Schlüsselpositionen mit falschen Führungskräften zu besetzen.

Und in die Frage gehen wir heute näher rein …

Um die Frage in einen Kontext zu bringen, muss ich kurz ausholen … Mein erster richtiger Job war nach meiner ersten Selbstständigkeit so im Alter von 21 Jahren im Call Center Business. Ich habe das gewählt, weil man dort einfach nach Hause gehen kann, ohne Arbeit mit zu nehmen, um meinen Fokus voll aufs Studium richten zu können.

Es ergab sich jedoch schnell ein Karrierweg im Call Center, so dass ich mein Studium nach nur einem Jahr aufgegeben hatte und mich voll auf das CC Business fokussierte.

Mit 25 hab ich dann meine Call Center-Karriere, so nach 4,5 Jahren, wieder beendet und mein Medienhaus aufgebaut … So in etwas Anfang 30, also 6-7 Jahre später kam ein ehemaliger Kollege auf mich zu, und bat mich um meine Expertise zu einem Call Center mit 35 Mitarbeitern, bei dem es besser laufen könnte.

Da alle Medien, die ich herausgebe, auf Halb- oder Jahresbasis sind und bereits zum damaligen Zeitpunkt sehr viel automatisisert ablief, hatte ich zwischen den Ausgaben oft lange Perioden Zeit. Und nachdem es mein Ego reizte, mir selbst zu beweisen, ob ich das CC-Business noch drauf habe, nahm ich das Consulting für drei Monate an.

Der Geschäftsführer trug die Maßnahmen aus meiner Analyse damals jedoch nicht mit – und so wurde, aus einem dreimonatigen Consulting Vertrag die Geschäftführung und sollte dann auch neun Jahre lang dauern, bis ich mich letztes Jahr entschloss mich wieder voll und ganz meinemeigenen Unternehmen zu widmen.

Die Frage die ich auf Instagram bekommen habe, war von einem ehemaligen Mitarbeiter. Und er wollte wissen, ob es im Nachhinein betrachtet ein Fehler war, gewisse Teamleader-Position so zu besetzen, wie sie sind.

Vielleicht auch hier noch um ein besseres Bild zur Organisation zu haben: Ich habe das Call Center mit 35 Mitarbeitern übernommen, und binnen weniger Jahre auf über 200 Mitarbeiter – teilweise auch darüber – hochskaliert. Durch verschiedene neue Auftraggeber und strategischen Anpassungen war es notwendig, die Organisation regelmäßig anzupassen.

Vereinfacht dargestellt, ist ein CC in Teams organisiert, die von einem Teammanager, manchmal auch von zwei fachlich betreut wird. Die diszplinäre Verantwortung der Teams inklusive der Teammanager obliegt dem Projektmanager, der prinzipiell seine Mitarbeiterauswahl selbst trifft.

Der Projektmanager hat manchmal noch ein Projektteam dabei, dass ihn in seinen Aufgaben unterstützt. Das ist zumeist abhängig von der Größe des Teams und der Komplexität des Auftraggebers.

In den ersten Jahren habe ich die Mitarbeiterauswahl noch selbst gemacht, mit der Zeit und wachsenden Strukturen habe ich mich vermehrt auf die Auswahl der Teammanager und des Führungsteams konzentriert. In den letzten Jahren dann überhaupt nur noch auf das Projektteam und die entsprechenden Strukturen dahinter.

Ich denke, diese Organisationform ist nicht untypisch im Projektgeschäft und du hast jetzt ein ungefähres Bild.

Jetzt weiß ich natürlich nicht, welche spezielle Person der Fragende auf Instagram im Kopf hatte – letztendlich ist es das jedoch auch egal.

Denn klarerweise – um die Frage kurz zu beantworten – ich bin mir sicher, dass ich einige Fehler in der Mitarbeiterbesetzung gemacht habe. Jeder macht Fehler.

Ich habe die Frage als Anlass genommen, damit wir uns etwas tiefer mit der Frage auseinander setzten.

Bevor ich auf die Frage näher eingehe, habe ich noch ein paar Gedanken, die so mit der Frage mitschwingen

1. Fähigkeit der Selbstreflexion … indirekt steckt für mich in dieser Frage, die Frage nach der eigenen Selbstreflexion mit drin: Bist du reflektiert genug, um zu sehen, dass du Fehler machst? Aus meiner Sicht ist es wichtig, regelmäßig über die eigenen Ziele und das eigene Tun zu reflektieren.

Ich habe dafür Leitfragen, die ich mir stelle. Also es gibt Fragen, die ich mir jeden Tag in der Früh bzw. am Abend stelle. Ich habe Wochenleitfragen, die ich mir jeden Sonntag stelle. Dann gibt es noch Quartals und Jahresleitfragen. Es gibt unzählige Bücher, aus denen ich mir diese Fragen rausgeholt habe und ich verwende Journale, wie z.B. das Dailygreatness Journal, in dem auf Wochen- und Quartalsbasis entsprechende Kontrollfragen gestellt werden.

Ein zweiter Gedanken der mir bei der Frage einfällt ist: Wenn du selbst entdeckst, dass du in der Vergangenheit Fehler gemacht hast -> wie gehst du mit dieser Erkenntnis um? Kannst du dir selbst eingestehen, wenn du etwas falsch gemacht hast und ziehst du persönlich auch Lehren daraus?

Hinsichtlich der Erkenntnisse helfen die erwähnten Leitfragen … jedoch ausschließlich Handlungspunkte auf der Todoliste ändern etwas … Ich hatte hier in der Organisation Sparing-Partner mit denen ich mich regelmäßig austauschte und ich hatte einen Coach, mit dem ich über Jahre immer wieder mehrer Tage am Stück verbrachte, um an meinen Führungsskills zu arbeiten. Unter anderem führte auch diese Arbeit dazu, dass sich die Prozesse und Organisation über die Jahre weiterentwickelte.

Noch ein Gedanke der für mich in dieser Frage mitdrinsteckst ist: Wie viel Aufmerksamkeit schenkst du der Vergangenheit? Akzeptierst du Dinge, die so sind wie sie sind oder stellst du dir die Frage: Was wäre wenn?

Wenn das das Motiv für eine Frage ist, dann kann ich persönlich nur empfehlen, sich mehr auf die Dinge zu fokussieren, die man selbst in der Hand hat, denn die Frage was wäre wenn, bringt einen nicht weiter …

Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass es Menschen gibt, die verbringen den Großteil ihrer Zeit in der Vergangenheit und andere die verbringen die meiste Zeit in der Zukunft. Ich persönlich gehöre zu jenen, die viel Zeit in der Zukunft verbringen. Ich liebe es Pläne zu machen und darüber nachzudenken, wie etwas aussehen kann. Letztendlich beides – also Vergangenheit und Zukunft – sind jedoch nicht die Zeit in der wir etwas bewegen können. Das ist nämlich das Hier und Jetzt.

Falls bei dir noch andere Dinge bei der gestellten Frage mitschwingen, freue ich mich auf deinen Kommentar oder deine Nachricht auf Instagram. Du findest mich dort unter instagram.com/michael.winnige

Es gibt übrigens eine spannende Folge mit Headhunter Christopher Funk – falls du die noch nicht kennst, und dich das Thema Mitarbeiterauswhal und Recruiting interessiert, solltest du diese auf jeden Fall hören. Du findest sie unter attacke.show/10

In dieser Folge geht es also um Mitarbeiterauswahl und um die Erkenntnis und den Umgang mit Fehlern in der Besetzung von Führungskräften. Wie ging ich damit um und wie selbst hat sich mein Zugang in den letzten 20 Jahren als Führungskraft zu diesem Thema verändert.

Ich habe das überschlagen, wie viele Einzelgespräche ich durchgeführt habe, in meiner gesamten CC Laufbahn – ohne mitgezählt zu haben – einfach mal so hochgerechnet, aber ich denke es sind weit mehr als 2.500 … vielleicht sind es sogar 3.500 …

Um eine Position zu besetzen, muss man schließlich viele Gespräche führen, um den/die richtige Person zu finden.

Und in den ersten zwei Jahren als ich mein letztes Call Center mit 35 Mitarbeitern übernommen habe, war es nach der Stabilisierung der Zahlen, meine Aufgabe auf über 100 Mitarbeiter hochzuskalieren. Zu dieser Zeit gab es noch kein ausgebildetes Führungsteam, also führte ich alle Bewerbungsgespräche selbst. Es gibt auch entsprechende Fluktuation, dann braucht man natürlich auch Teammanager … also da kommt in kurzer Zeit einiges zusammen, um diese 100 Mitarbeiter ins Team zu holen.

Damit das schaffbar ist, habe ich natürlich entsprechende Strukturen.

Wen setzt man auf TL Positionen? Menschen mit Potenzial oder Menschen, die schon ausgebildet sind?

Und woher bekommen diese die Ausbildung?

Das Call Center bietet Chancen. Es gibt Menschen ohne Ausbildung einen Job. Es hat flache Hierachien.

Und üblicherweise bildet man seine Führungskräfte selbst aus … (auch das erfordert gewisse Voraussetzungen vom Unternehmen)

Das was ich leider viel zu oft erlebt habe ist, dass Menschen die vorher richtig Gas geben und kaum haben sie eine Beförderung, dann plötzlich der Meinung sind, nichts mehr dafür tun zu müssen.

Und das ist nicht nur schade, sondern in dem Fall ist das für mich dann immer das Feedback: Ja ganz klar, meine Entscheidung diese Person auszuwählen war dann definitiv falsch.

Denn eine Beförderung ist kein Beweis deiner Fähigkeiten und weil du bisher schon so gut geführt hast bist du jetzt Führungskraft, sondern es ist das Potenzial das man in dir sieht. Jetzt geht die Arbeit erst los. Jetzt muss man das Potenzial in dir heben. Jetzt musst du dich hinsetzen und schauen, dass du die Erwartungshaltung erfüllst. Jetzt gilt es gemeinsam die Persönlichkeit und neue Stärken zu entwickeln.

In den letzten Jahren habe ich, wie vorhin erwähnt die Teammanager Auswahl nicht mehr selbst getroffen. Ich habe dafür vor einigen Jahren ein Assessment Center eingeführt, dass sicherstellen soll, dass die Auswahl nach objektiven Kriterien erfolgt. Ein Mehrköpfiges Team, bestehend aus dem Projektteam, mir als Geschäftsführer, sowie dem Qualitäts-Veranwortlichen hat jeder für sich eine Beurteilung nach Punkten vorgenommen. Aus dieser Punkteverteilung ergab sich eine Reihenfolge und damit wurde uns die Entscheidung indirekt auch abgenommen.

Ist die Entscheidung dadurch besser oder neigt sie dadurch zu weniger Fehler?

So ein Assessment Center hilft den Führungskräften Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus zu treffen, sondern gemäß der definierten Unternehmens-Ziele und in Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten zu treffen. Gerade bei einer größeren Organisation, hinsichtlich Skalierung und vor allem hinsichtlich dem Gedanken, dass alles auch ohne einem selbst funktionieren muss, ist es wichtig standardisierste Prozesse zu haben. Und so ein Assessement Center hilft dabei.

Das was man dabei jedoch nicht übersehen darf ist, dass so ein Recruiting-Prozess oder so ein Assessment Center einem die Auswahl erleichtern soll – es hilft also den besten Kandidaten herauszufinden.

Was aber, wenn alle Kandidaten nicht gut genug sind?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man dazu neigt, dass dennoch den/die aus dem Bewergungslauf „Besten“ zu nehmen, obwohl man weiß, dass er bzw sie gewisse Mankos für den Job mit bringt.

Der Hintergrund ist, dass man das Team nicht allzu lange alleine lassen möchte und die anderen Team Leader Kollegen nicht allzu lange die doppelte Arbeit aufbürgen möchte.

Genau genommen versucht man ein Problem zu lösen und hat dadurch gleich ein paar neue Probleme geschaffen.

Ich habe dazu vor ein paar Jahren in einem Training von Prof. Dr. Jörg Knoblauch (Buchtipp) und seiner Einteilung von Mitarbeitern in A, B und C Mitarbeiter erfahren. Damit möchte ich das etwas besser veranschaulichen, was ich meine.

Er teilt die Mitarbeiter in A Mitarbeiter ein. Das sind Spitzenmitarbeiter, die kommen pünktlich, wollen arbeiten, sind motiviert, geben Bestleistungen usw.

Dann gibt es B Mitarbeiter, die kommen auch – machen ihren Job, sind prinzipiell motiviert, bleiben jedoch im gesteckten Rahmen.

Und dann gibt es C Mitarbeiter. Dass sind jene, die bei der ersten Gelegenheit krank sind, die schnell alles negativ betrachten usw.

Und seine Frage war, wenn du einen B1 und einen B2 Mitarbeiter vor dir hast in einem Bewerbungsgespräch, für welchen würdest du dich entscheiden. B1 ist ein Mitarbeiter, der schon nahe am A ist und ein B2 Mitarbeiter ist so ein durchschnittlicher B Mitarbeiter, der nicht alle Kritieren erfüllt.

Jetzt denkt man automatisch, ja B1 natürlich. Denn B1 ist ja besser als B2 und wenn kein anderer Kandidat da ist, kann ich ja auch keinen anderen nehmen.

Und seine Antwort ist: Keinen der beiden. Such weiter! Du willst ja einen Job besetzen und damit ein Problem beseitigen und dir kein neues Problem ins Team holen.

Und er hat natürlich Recht.

Und gleichzeitig ist es schwer sich daran zu halten. Denn die Zeit bleibt nicht stehen, ein Team ohne Team Leader bekommt laufend neue Probleme. Es fühlt sich unbetreut, es entstehen zwischenmenschliche Konflikte, es entstehen Qualitätsthemen, es entsteht eine Überbelastung bei den Kollegen, die Arbeit mitübernehmen, es entstehen Überstunden, es entsteht Unzufriedenheit … usw.

Nimmt man jedoch jemand, der gemäß der Definition nur einem B1 entspricht und noch dazu auch Entwicklungszeit benötigt, sind zumindest, so die Annahme ein paar der zuvor erwähnten Themen gelöst.

In so einem Change einer Organisation wo man eine neue Vision entwickelt, steht man gleichzeitig mit einem Bein in der neuen Vision und mit dem anderen Bein in der aktuellen Realität – also im aktuellen Problem, jetzt vielleicht einen Mitarbeiter zu nehmen, obwohl man ihn nach der neuen Vision nicht mehr nehmen würde.

Man kann nicht einfach auf den Knopf drücken und sagen, ab heute ist alles anders. Alles besser. Alles neu. Das ist ein transformations-Prozess, der sich entwickelt. Und der alle Mitarbeiter einschließen muss. Das braucht vor allem Kommunikation und Zeit.

Und darin liegt auch die Antwort auf die eigentliche Frage, die ja der Anlass für diese Podcast Folge ist.

Im Nachhinein ist man immer schlauer. In der Situation entscheidet man sich prinzipiell immer nach besten Gewissen. Dh. Ich würde die Personalauswahl die ich selbst getroffen habe, vermutlich wieder so treffen. Denn in der damaligen Situation wusste ich es vielleicht auch nicht anders oder besser.

Das was ich jedoch anders machen würde ist, ich würde viel mehr Zeit in die Kommunikation der Vision, der gemeinsamen Werte und Hintergründe investieren, als ich das z.B. zu Beginn gemacht habe. Ich habe vor gut 10 Jahren Führung noch ganz anders verstanden, als z.B. vor 5 Jahren oder auch heute. Und ich hätte vermutlich den einen oder anderen Wachstumsschritt erst später gesetzt. Denn natürlich verstärkt Wachstum jene Probleme, die vorher schon da waren, aber die man noch handeln konnte.

Meine größten Learnings aus der Zeit sind, dass Führungsarbeit und alles was daraus folgt immer bei der Vision und den Werten seinen Ursprung hat, ganz egal wo sich die Abweichung zeigt. Und das genau dort jedoch am wenigsten Aufmerksamkeit hinfließt.

Ich bin heute in der glücklichen Lage mit einem viel kleinerem Team in meinem Unternehmen zu arbeiten. Und ich kann heute das nochmal von vorne also bei 0 beginnen. Heute schau ich doppelt und dreifach auf die gemeinsame Werte und hole mir nur Menschen ins Team, die zu 100 % passen.

Danke, dass du bis zum Ende dieser folge dran geblieben bist. Lass doch bitte gleich 5 Sterne da, damit auch andere von diesem Podcast profitieren.

Ich hoffe, Du konntest ein paar Impulse mitnehmen und ich freu mich auf deine Frage für ein neue Folge oder deinen Input zu dieser Folge gerne auf instagram.com/michael.winnige bis zum nächsten Mal. Attacke!