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#031 – Zurück an die Arbeit!

Hallo und willkommen zu einer neuen Folge von Attacke! – dem Podcast für Selbst&Ständige, Unternehmer und all jene, die nicht länger Zeit gegen Geld tauschen wollen. Mein Name ist Michael und ich freue mich, dass du heute wieder mit dabei bist.

Vor einigen Wochen habe ich wieder einmal ein Buch von Brian Tracy gelesen. Denke nach und sei erfolgreich. Brian Tracy schätze ich für seine sehr klaren Anweisungen in seinen Büchern rund um Produktivität und Selbstorganisation. Ich glaube ich habe sie fast alle gehört und gelesen – es sind zig Bücher, die ich von ihm kenne. Und das was bei Brian Tracy sehr hervorsticht ist, dass er einfach sehr klare Handlungsanweisungen gibt. Während viele Bücher zu Gedanken anregen, liest sich ein Brian Tracy Buch ganz anders. Er beschreibt nicht rein theoretisch, wie man von A nach B kommt, sondern er sagt ganz klar, mach A, B, C, D und du bekommst dieses oder jenes. Das vermisse ich persönlich oft in anderen Büchern, die einem zwar viele Impulse geben, am Ende einen dann aber doch irgendwie wieder alleine lassen.

Und auch wenn Brian Tracys Tipps und Anweisungen mittlerweile für mich seit vielen Jahren zum integrierten Alltag gehören und mich nicht mehr sehr überraschen – ja sogar mittlerweile wenig Neues für mich haben, lese ich dennoch weiterhin jedes seiner Bücher. Aus meiner Sicht gehören sie zur Basis einer guten Selbstorganisation und die Basis stärken und wieder ins Gedächtnis rufen, um kurz zu reflektieren, ob dass was man seit Jahren bereits blind und automatisch macht, wirklich noch richtig macht oder ob ich noch doch mit der Zeit nachlässig geworden bin.

In ein paar der Punkte aus seinem Buch möchte ich heute mit dir hineingehen.

„Zurück an die Arbeit!“

Gleich den ersten Satz den ich aus dem Buch herausgeschrieben habe lautet: „Zurück an die Arbeit!“ Brian Tracy empfiehlt diesen Satz immer wieder, ähnlich einem Mantra, sich selbst vorzusagen. Und auch wenn der Satz fast schon banal klingt, ist er dennoch gerade in der heutigen Zeit, in der die elektronischen Ablenkungen ständig um Aufmerksamkeit ringen, irgendwie dann doch hilfreich.

Ich persönlich habe schon vor Jahren alles abgestellt, was an Tönen, Mitteilungen und ähnlichem am Desktop für Ablenkungen sorgen könnte und ich schätze das sehr. Und auch am iphone habe ich keine Push Mitteilungen an. Ich entscheide wann ich E-Mails lesen möchte und nicht mein iphone. Ich war sehr froh über das letzte Update am iphone, seit dem kann man all die Apps, die man nicht täglich braucht, vom Screen verbannen und man findet sie nur noch über die Suche.

Das ist eine echt große Hilfe, denn ja es passiert mir, dass ich mein iphone hernehme, um in einer App etwas nachzusehen, und am Weg dort hin, meine Aufmerksamkeit verliere. Da wird noch schnell LinkedIn gecheckt oder Instagram und das eine ergibt das andere. Mir passiert es sogar, dass ich dass iphone dann wieder weglege und mir kurz darauf bewusst wird, dass ich das was ich ursprünglich machen wollte am iphone, noch gar nicht erledigt habe – und ja dann passiert das Spiel mitunter von neuem.

Ich finde es erschreckend, wie schnell es geht, dass man abgelenkt ist.

Und da kommt der Satz von Brian Tracy ins Spiel. „Zurück an die Arbeit!“.

Ich persönlich nutze auch Sätze wie „Zahlt das jetzt wirklich auf meine Ziele ein?“ oder „Ich habe keine Zeit!“.

Damit man auch weiß, an was man arbeiten sollte, empfiehlt Brian Tracy folgende Vorgehensweiße: Schau dir deine persönlichen Ziele an und erstelle daraus eine Liste mit allen notwendigen Aufgaben. Erstelle dir einen Tagesplan für den Folgetag und all das was du nicht auf die Liste für den nächsten Folgetag schreibst, wird auch nicht gemacht.

Für die Auswahl deiner Tagesaufgaben empfiehlt Brian Tracy die 80:20 Regel anzuwenden. Stell dir die Frage, was sind die 20 % der Aufgaben, die 80 % Wirkung erzielen, wenn du sie erledigt hast. Mit diesen beginnst du.

Dabei helfen dir die Kategorien A bis E, wo bei

  • A für „muss“ Aufgaben steht. Das sind jene Aufgaben mit ernsthaften Konsequenzen wenn du sie nicht erledigst.
  • B für „sollte“ Aufgaben. Also jene mit leichten Konsequenzen
  • C für „wäre schön“ Aufgaben. Also jene todos, die keine Konsequenzen nach sich ziehen.
  • D für Delegieren
  • Und E für Eliminieren.

Er empfiehlt dann alle A Aufgaben weiter mit A1, A2, A3 usw. zu versehen und nie eine B Aufgaben anzufangen, solange eine A-Aufgabe offen ist.

Mir persönlich gefällt dieser Zugang etwas besser, als das klassische Eisenhower Prinzip, weil es die Kategorie „C“ enthält, bei der man sich bewusst macht, dass man auch Aufgaben und Ziele verfolgt, die nicht wirklich notwendig sind, aber einfach nice-to-have.

Beim klassischen Eisenhower-Prinzip verliert man sich oft in der Unterscheidung zwischen Dringend und Wichtig und bewertet oft viel zu viel als Dringend+Wichtig und kommt damit nie wirklich zu den wichtigen Aufgaben, die dann früher oder später wieder dringend und wichtig werden und so hetzt in meiner Erfahrung die meisten dann recht gestresst durch die Gegend, weil sie das Prinzip nicht so wirklich richtig verstanden haben.

Brian Tracys A-E Regel arbeitet mit dem Blick auf die Konsequenzen und gibt den Aufgaben daher eine andere Dimension. Jedoch auch hier muss man aufpassen, dass man am Ende nicht eine lange Liste von A Aufgaben hat, weil man die B Aufgaben nicht rechtzeitig erfüllt und diese somit irgendwann einfach automatisch zu A Aufgaben werden und dann wesentlich größere Konsequenzen drohen.

Mir persönlich gefällt die Empfehlung keine B Aufgaben abzuarbeiten, so lange A Aufgaben vorhanden sind, nicht ganz.

Als Geschäftsführer im Call Center hatten wir im Team laufend mit den Konsequenzen von falscher Aufgabenpriorisierung zu kämpfen. Ein Call Center kann man auf 2 Faktoren zusammenfassend runter brechen, damit der Betrieb möglichst reibungslos läuft. Die Anzahl der Anrufe auf der einen Seite und die Anzahl der Mitarbeiter auf der anderen Seite. Plant man beides richtig, hat man einen halbwegs ruhigen Tag. Übersieht man einen der vielen Einflussfaktoren, hat man entweder zu viele oder zu wenige Anrufe oder eben zu wenig oder zu viele Mitarbeiter.

Gerade das Szenario dass zu viele Anrufe vorhanden sind oder eben zu wenige Mitarbeiter, führt zu massivem Stress in der operativen Steuerung. Wenn man hier den Blick auf die A-Aufgaben richtet, passiert einem, dass man am nächsten Tag, die selbe Situation wieder vorfindet und wieder vor lauter wichtigen und dringenden Aufgaben gestresst durch den Tag geht.

Dabei ist es in diesen Situationen entscheidend seinen Blick zunächst man auf die Aufgaben des Folgetages und den Rest der Woche zu richten, um diese Tage neu aufzustellen. Damit hat man das Problem im Idealfall auf den heutigen Tag eingegrenzt.

Warum das dennoch – selbst von erfahrenden Teamleitern und Projektleitern in meinem Team – immer wieder zu den selben Situationen kam, dass man sich nämlich nur auf die anscheinend wichtigen und dringenden A-Aufgaben konzentrierte, löst aus meiner Sicht auch nicht die Einteilung von Brian Tracy, der A Aufgaben als „muss“ Aufgaben betrachtet und B als „sollte“.

Das liegt daran, dass wir rasch dazu neigen, Aufgaben die in der Zukunft liegen, als jene Aufgaben mit geringeren Konsequenzen einschätzen und somit immer jene Aufgaben, die zeitlich näher Auswirkungen haben, als wichtiger bzw mit größeren Konsequenzen einstufen.

Im Call Center nannte ich das Feuer löschen. Wenn heute ein Problem auftritt, also eben zu wenige Mitarbeiter oder einfach zu viele Calls, dann ist es natürlich wichtig, dieses Feuer in den Griff zu bekommen. Es ist jedoch auch die Aufgabe der Feuerwehr darauf zu achten, dass die umliegenden Gebäude nicht ebenso Feuer fangen. Also dass der nächste Tag nicht ebenso völlig aus dem Ruder läuft. Aus meiner Sicht ist diese Aufgabe also jene mit den größeren Konsequenzen, denn es macht einen Unterschied, ob ein Haus in Flammen steht, oder ein ganzes Viertel.

Ich erntete oft verdutzte Blicke vom Team, als ich sagt, lassen wir dieses eine Haus abbrennen, das ist nicht mehr zu retten und konzentrieren wir uns zu 100 % darauf, dass wir die restlichen Häuser – in unserem Fall also den Rest der Woche retten.

Aus meiner Sicht gewinnen wir dadurch Ruhe. Was bringt es uns, Tag für Tag gestresst durch unsere eigene Planung zu sein? Sollte eine Aufgabenplanung nicht genau jenes vermeiden? Also Stress vermeiden und dafür sorgen, dass ich alle Aufgaben rechtzeitig erledige?

Diese Erwartungshaltung in uns, blendet gleichzeitig aus, dass wir nicht unendlich viel Zeit jeden Tag zur Verfügung haben. Wir müssen uns also entscheiden, was uns wichtig ist.

Wie eingangs erwähnt, leitet Brian Tracy die Aufgaben von den Zielen ab. Und das sollte prinzipiell dafür sorgen, dass du nur Aufgaben erledigst, die deinen Zielen dienlich sind.

Wenn wir also Aufgaben auf unserer Liste haben, die uns dennoch in Stress versetzen, dann liegt es daran, dass wir eventuell falsche Ziele verfolgen, oder aus dem genannten Umstand, dass wir laufend und immer nur an jenen Punkten arbeiten, die A Aufgaben wurden, weil wir uns eben nicht rechtzeitig darum gekümmert haben.

Aus meiner Sicht ist es als absolut notwendig, sich die Konsequenzen ehrlich vor Auge zu führen. Im Idealfall in einer ruhigen Phase und nicht dann, wenn schon alles brennt und an dieser Reihenfolge auch festzuhalten. Oft neigen wir nämlich dazu, jeden Tag unsere eigene Planung in Frage zu stellen und statt einfach die Aufgaben von Oben nach Unten abzuarbeiten, bei jeder Frage neu zu bewerten. Das ist eine Form der Prokrastination, als von Aufschieben. Und ich muss sagen, auch ich ertappe mich da echt oft dabei, weil mir persönlich der Planungsprozess Spaß macht. Vom Planen werden die Aufgaben aber nicht erledigt.

Ein wichtiger Punkt der auch dazu führt, dass wir von unserer eigenen Planung gestresst sind, ist, das nicht delegieren können.

Brian Tracy empfiehlt die 70 % Regel. Also wenn jemand anders die Aufgabe mit mindestens 70 % der Qualität von dir erreichen kann, dann machst die Aufgabe nicht du, sondern delirierst sie.

Der eigene Perfektionismus, gerade bei neuen Führungskräften aber auch bei vielen Selbstständigen, führt dazu, dass man viele Aufgabe, die nach Brian Tracy ein D für Delegieren bekommen, dann auf der eigenen Liste mit einem A landen und damit letztendlich wieder keinen Platz für B Aufgaben lassen, die dann früher oder später erst wieder zu gestressten A Aufgaben werden.

Es ist daher absolut unabdingbar, delirieren zu lernen. Wenn du dir selbst schwer in diesem Punkt tust, dann nähere dich Schrittweise dieser Regel an. Fang mit 90 % an. Geh dann auf 85 % usw. Bist du Schritt für Schritt daran gewöhnt bist, zu Delegieren.

Wenn dir der Gedanke in den Kopf schießt, aber das kostet mich ja noch mehr Zeit, schließlich muss ich dem anderen das ja erst mal zeigen. Kann ich verstehen. Nur wenn du nie damit beginnst, Dinge weiter zu geben, kommst du aus deiner Situation halt auch nie wirklich raus. Fange also mit jenen Aufgaben an, die nicht einmal gemacht werden, sondern wiederkehrend. Damit hast du beim zweiten, dritten Mal bereits einen spürbaren Effekt, den du sofort nutzen kannst, um weitere Dinge zu delegieren.

Wenn du der Meinung bist, dass du niemanden zum Weiterdelegieren hast, weil du keine Führungskraft bist, keine Mitarbeiter hast oder als Selbstständiger nicht bereit bist, Geld für Outsourcing auszugeben, dann nutze doch all jene modernen Möglichkeiten der Automatisierung.

Outlook bietet eine enorme Anzahl von Möglichkeiten, dein Postfach zu kategorisieren. Mein persönliches E-Mail Postfach ist täglich leer und das nicht, weil ich so viele Stunden damit verbringe, E-Mails zu lesen, sondern weil ich mich einmal zwei Stunden hingesetzt habe und mit ein Konzept überlegt habe, welche Nachrichten von mir sofort zu lesen sind, welche irgendwann usw. und in Outlook dafür Regeln eingerichtet habe. Es gibt heute unzählige Möglichkeiten, dass dir Software Arbeit abnimmt und für mich ist das ebenso Delegieren.

Für mich heißt es jetzt genau das – ich mache Sonntags immer meine Wochenplanung. D.h. ich nutze heute ganz bewusst einmal wieder Brian Tracys Anweisungen. Ich wünsche dir eine erfolgreiche Woche und hoffe, dass da ein paar Impulse für dich mit dabei waren.

Ich habe für die kommenden Folgen wieder ein paar spannende Interviewgäste für dich. D.h. abonniere diesen Podcast, damit du keine der nächsten Folgen verpasst. Vielen Dank.

Wenn du Themenwünsche hast, Fragen an meine Gäste oder auch Vorschläge, wen ich einladen soll, freue ich mich über deine Nachricht auf Instagram. Den Link zu meinem Instagram als auch zum Buch von Brian Tracy findest du wie gewohnt in den Shownotes oder einfach auf attacke.show/31

Danke, dass du wieder bis zum Schluss dabei geblieben bist. Bis zum nächsten Mal. Attacke!