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#060 – diese drei Hacks haben meinen Fokus völlig verändert

Ich nehme mir immer wieder die Zeit, meine eigene Produktivität zu hinterfragen. So habe ich einen Impuls, den ich vor kurzem bekommen habe, wieder genau dafür zum Anlass genommen.

In diesem Impulse ging es um: Aktivität vs. Produktivität. Bewegung vs. Leistung.

Die Grundfrage dabei lautet stets: Bist du einfach nur beschäftigt, oder kommt auch dabei was raus?

In der aktuellen Folge gebe ich dir drei Produktivitätshacks, die meinen Fokus völlig verändert haben.

Hallo und willkommen zu einer neuen Folge von Attacke – dem Podcast für Unternehmer, Selbst & Ständige und all jene die nicht länger Zeit gegen Geld tauschen wollen. Mein Name ich Michael und ich freue mich, dass du heute wieder mit dabei bist.

Apropos Zeit … ich habe die letzten Tage mich mal wieder intensiv mit meiner Planung und meinem Output beschäftigt. Ich persönlich liebe ja planen. Aber es heißt ja nicht umsonst Umsetzen ist wie planen, nur krasser!

Letztendlich ist es wichtig, dass wir auch ins Tun, ins Handlen, ins Umsetzen kommen. Nur vom Planen allein, passiert nichts. Und mir ist es in Vergangenheit immer wieder mal passiert, dass ich viel geplant habe, aber dann nichts gemacht habe. Und die Woche darauf, wieder alles schön geplant habe und so weiter. Vielleicht kommt dir das bekannt vor?

Ich nehme mir immer wieder die Zeit, meine eigene Produktivität auch zu hinterfragen. Und erst letztens hab ich wieder einen Impulse bekommen, da ging es um Aktivität vs. Produktivität. Bewegung vs. Leistung.

Die Grundfrage dabei lautet stets: Bist du einfach nur beschäftigt, oder kommt auch dabei was raus?

Und diesen Impuls habe ich mir selbst zum Anlass genommen, auch meine eigene Produktivität wieder etwas mehr zu hinterfragen, mal etwas neues auszuprobieren und ein paar meiner Produktivitäts-Hacks möchte ich dir heute als Impulse mitgeben.

  1. Habe eine Tagesstruktur

Ähnlich wie einen Stundenplan aus der Schule, wo wir zwar nicht für das ganze Jahr wissen, welche Themen und Aufgaben wir in welcher Stunde erarbeiten werden, so wissen wir dennoch anhand des Stundenplans stets, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit wir welches Fach haben werden.  Deutsch immer Montags, Mathematik immer Dienstag und Freitag usw.

Dieses Prinzip habe ich für mich in meinen Alltag integriert. Dabei lehne ich mich möglichst an meinen Biorhythmus an. Von 08:30 bis 12:30 ist Beast Mode. D.h. hier wird abgearbeitet. Ich habe hier täglich die gleichen Blöcke. Die ersten 1,5 Stunden ist ein Eat the Frog Block. Andere kennen das auch als 90/90/1 Rule. Also 90 Minuten an einer einzigen Sache arbeiten. Eat the Frog – was ist die wichtigste Sache des Tages?An der arbeite ich stets gleich zu Beginn. Gefolgt dann von andere Aufgabenblöcken, die meine Konzentration benötigen.

Ich habe von 14:30 bis 16:30 einen zweiten Beast-Mode Block und ab 16:30 bis am Abend einen Kreativitäts-Block, gemäß dem Biorhthymus. D.h. in diese Kreativphasen plane ich z.B. meine Content-Blöcke für Social Media, meine Podcast-Aufnahmen und möglichst alle Team- und Kundengespräche via Zoom.

Würde ich am Vormittag Teamgespräche machen, wäre meine Energie falsch eingesetzt, weil ich für Teamgespräch eine andere Art der Energie benötige. Und vor allem habe ich dann Gespräche in Blöcken und somit hintereinander. Und diese Gespräche, Telefonate usw. zerteilen mir nicht unnötig meinen Fokus-Block. Wenn ich am Vormittag mal ein Kundentelefonat hab und dann am Nachmittag ein anderes, dann ist zwei Mal mein Tag unterbrochen. Versuche ich diese beiden Gespräche beide in ein gleiches Zeitfenster zu bekommen, ist mein Vormittag viel freier von Unterbrechungen und ich nehme die Energie vom ersten Telefonat, in das zweite mit. Gerade wenn es um Verkaufsgespräche geht, wirst du ja mit jedem Gespräch besser, weil du die Wordings kennst, die Einwände usw. Das dritte, vierte und fünfte Gespräch an einem Tag verlaufen daher im Normallfall immer besser, flüssiger und einfacher, als das erste. Warum sollte ich also diesen Vorteil verschenken, in dem ich mal da ein Gespäch und mal dort ein Gespräch mache, dann fange ich ja immer wieder bei 1 an und muss meine Energie erst sammeln.

Mit dieser Tagesstruktur habe ich einen Rahmen. Wann ist Beast-Mode? Wie gliedert sich der Beast-Mode in Blöcke? Eben vergleichbar mit den einzelnen Schulfächern.

In meiner Planung am Sonntag und jeweils am Vorabend fülle ich dann die Blöcke mit Leben. D.h. auch wenn feststeht, dass jeden Tag der erste Block Eat the Frog ist, ist es dann in einem zweiten Step natürlich auch notwendig ein klare Aufgabe diesem Block zuzuteilen.

Durch den Rahmen stelle ich also sicher, dass einerseits die richtigen Blöcke, zum richtigen Energielevel passen und dass – so wie in der Schule – auch alle Fächer jede Woche ihren Platz finden und ich keines vergesse.

In der Tagesplanung stelle ich dann sicher, dass ich absolute Klarheit habe, was ich wirklich in den einzelnen Blöcken abarbeiten möchte.

  1. Pomodoro – Fokus

Der zweite Hack, den ich heute mit dir teilen möchte ist die Pomodoro-Technik. Vielleicht kennst du diese. Ein Italiener hat in den 80ern diese Technik entwickelt. Sie hat den Namen von einer Küchenuhr, die aussieht, wie eine Tomate, daher Pomodoro. Er hat für sich experimentiert, was die beste Einheit fürs Arbeiten, gefolgt von einer kurzen Pause ist und kam dabei auf 25 Minuten plus 5 Minuten kurze Entpannungspause.

Mittlerweile gibt es diese Technik in allen Variationen. Elon Musk z.b. plant seinen gesamten Tag in 5 Minuten Einheiten. D.h. alle Aufgaben müssen in 5 Minuten Arbeitsblöcke zergliedert werden, so dass er jeden Tag eine Liste hat, von Aufgabenblöcken, die immer stets 5 Minuten einnehmen.

Wir brauchen das ganze jetzt gar nicht zu kompliziert machen, denn mit geht es gar nicht so sehr um die Pomodoro-Technik an sich und damit auch nicht um die beste Dauer eines Zeitblocks, sondern um den Hack von Spannung und Entspannung.

Die Pomodoro-Technik hilft dir dabei, diesen Zustand von Spannung und Entspannung regelmäßig und automatisiert für dich einzuhalten.

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du arbeitest und arbeitest und machst keine Pausen und irgendwann kommt eine Stimme und du schlägst ins andere Extrem über. Vielleicht kommen dann so Gedanken, aber heute Abend da mach ich nichts, das hab ich mir verdient, da schau ich nur fern oder den neuesten Film … und daraus werden dann nicht ein Film, eine Serie und nicht ein Abend, sondern das ganze Wochenende.

Was ist passiert? Wir brauchen beide Stati. Wir benötigen Spannung und Entspannung. Jing und Jang. Und dabei müssen diese Dinge nicht immer in völliger zeitlicher Harmonie sein, wichtig ist nur, dass sie vorkommen.

Die Pomodoro-Technik sorgt für 25 Minuten Spannung, d.h. völlige Konzentration, völliger Fokus auf ein Thema, und gibt dir dann 5 Minuten Entspannung, also Zeit für Instagram, TikTok, frische luft holen, Joga oder was auch immer du da kurz machen möchtest.

Das reicht. 25:5 … wenn du das mehrfach über den Tag machst, machst du damit immer wieder kurzzeitig einen Deal mit dir. Voller Fokus auf eine Sache. 25 Minuten lang kein Handy, keine Ablenkung, keine E-Mails … einfach nur Fokus. Und dann 5 Minuten eine Belohnung.

Wir bekommen somit regelmäßig über den Tag verteilt kleine Belohnungen. Wie lange denkst du lässt dich deine Stimme in Ruhe und wie viel an Produktivtät bekommst du zusammen, wenn du solche Deals mit dir eingehst?

Ich mache das nicht jeden Tag. Ich habe auf meinem Macbook eine kleine App installiert. Be Focused heißt die. Da kann ich jedes Pomodoro-Intervall einstellen, dass für mich passt. Meist bleibe ich bei 20-25 Minuten und 5 Minuten Entspannung. Und an ausgewählten Tagen lasse ich diese App, dann meinen Tag durchtakten. Funktioniert wie ein kleiner Wecker, der eben nach 25 Minuten klingelt und dann wieder nach 5 Minuten klingelt.

In Kombination mit der Klarheit aus dem 1. Hack, bekomme ich gerade in meinen Beast-Mode Blöcken damit meist doppelt, bis an manchen Tagen sogar drei mal so viel hin, wie ohne der Pomodoro-Technik. Aber vor allem gibt es an diesen Tagen keinerlei Stimme in meinem Kopf, die nach einer Belohnung schreit.

  1. Schriftliche Aufgabenliste

Mein dritter Hack ist oldschool. Ich mache den jetzt seit einem Monat wieder. Weil ich es für mich mal wieder ausprobieren wollte, ob es einen Unterschied macht.

Ich plane alles elektronisch. All meine Termine sind natürlich am Macbook und am iPhone usw. Und dank calendly und anderer elektronischer Helfer, ist es auch anders gar nicht zielführend. Auch meine Aufgaben habe ich natürlich in elektronsicher Form. Gerade in Zusammenarbeit mit meinem Team, ist das natürlich auch notwendig und hilfreich. Es gibt unzählige Aufgaben, die das CRM automatisiert erstellt und es gibt unzählige Aufgaben, an denen wir als Team arbeiten.

Und dennoch habe ich einen Planer aus Papier. Ich denke auf Papier. Ich notiere mir die Wochenübersicht auf Papier. Einfach um Klarheit zu haben. Ich kenne dann alle Termine der Woche auswendig, weil ich sie einmal aufgeschrieben habe. Ich kenne dadurch meine Leerzeiten und kann gut einschätzen, wie viel Zeit ich wo habe, um Aufgaben abzuarbeiten usw.

Und diesen Effekt  – diese Klarheit wollte ich nuten, und habe vor einem Monat begonnen, mir am Vorabend mit der Tagesplanung, auch alle Aufgaben herauszuschreiben.

Früher habe ich mir einfach meine Aufgabenliste des Tages ausgedruckt, weil ich den Effekt des Durchstreichens mag und dadurch in meinem Kopf ein bisschen das Belohnungszentrum aktivierte.

Aber die Liste jeden Tag wirklich selbst aufzuschreiben, ist nochmal etwas gänzlich anderes. Es gibt mir noch mehr Klarheit und dadurch einen enormen Fokus.

Und meist ist es doch genau diese fehlende Klarheit, die uns den Fokus verlieren lässt. Nicht exakt den nächsten Arbeitsschritt zu kennen, sondern nur Worthülsen zu haben, lässt uns in Stocken geraten und dann ist die Prokrastination nicht weit und statt zu arbeiten, spielen wir mit dem handy oder flüchten uns in andere Dinge.

Das liegt einfach an der fehlenden Klarheit, was exat der nächste arbeitsschritt ist. Und diese Klarheit bekommen wir nur, wenn wir uns zumindest einmal entscheiden, was wir tun wollen. Einen Plan mit allen Arbeitsschritten aufzustellen, ist das eine. Die Aufgaben dann auszuwählen und sie für den nächsten Tag in der richtigen Reihenfolge usw. aufzuschreiben, ist das andere. Es ist wie eine Entscheidung, was konkret am nächsten Tag gemacht wird.

Und diese Entscheidung macht aus meiner Sicht den Unterschied.

Hast du noch andere Produktivitäts-Hacks? Falls ja, dann schick mir gerne eine Message auf instagram oder kommentiere meine Posts, wo es um Produktivität geht. Ich freu mich immer auf neue Ideen.

Für dich heißt es jetzt, einfahc mal Umsetzen. Selbst wenn du diese hacks schon kennst, nimm diese Folge zum Anlass sie einfach für dich nochmals zu reflektieren oder falls du sie nicht mehr machst, ihnen eine neue Chance zu geben. Du weißt ja, nur vom zu hören, passiert nichts. Umsetzen ist in dem Fall also wie zuhören, nur krasser.

Apropos umsetzen. Falls du diesen Podcast noch nicht bewertet hast. Dann geht jetzt bitte direkt auf Apple Podcasts und lass 5 Sterne da. Ein Klick und damit hilfst du mir, diesen Podcast in die Sichtbarkeit zu bekommen, damit auch andere von den Inhalten profitieren. Vielen Dank

Bis zum nächsten Mal. Attacke!